Dokumentacja pracownicza od A do Z – warsztaty dwudniowe – online – 13 godzin wykładowych
Prowadząca szkolenie: ALDONA WIEJAK-GŁUSZKO
Prawnik, specjalista ds. prawa pracy z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ukończyła aplikację sądową. Doświadczenie zawodowe nabyła pracując jako specjalista w Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie w latach 2008-2019, gdzie udzielała porad prawnych, przygotowywała analizę i opinie prawne z zakresu prawa pracy, zajmowała się współpracą z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe). Współpracowała z lokalnymi mediami oraz brała czynny udział akcjach promocyjno-prewencyjnych organizowanych przez PIP. Obecnie prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla pracodawców, pracowników oraz związków zawodowych.
Tematyka szkolenia:
DZIEŃ 1
I. Ogólne zagadnienia związane z pojęciem dokumentacji pracowniczej
II. Akta osobowe pracownika i dokumentacja zatrudnienia na poszczególnych etapach- od rekrutacji do rozwiązania umowy o pracę.
1. Dane pozyskiwane od pracowników w procesie rekrutacji . Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna, ogłoszenie rekrutacyjne.
2. Zasady dyskryminacji w czasie rekrutacji.
3. Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji .
4. Zasady zadawania pytań podczas rekrutacji: warunki zatrudnienia, dane ujawniane za zgodą kandydata na pracownika, plany rodzicielskie, przynależność do związków i partii politycznych .
5. Wykonywanie pracy podczas rekrutacji.
6. Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy.
7. Profilaktyczne badania lekarskie – skierowanie.
8. Dokumenty dobrowolnie przedstawiane przez kandydata do pracy.
9. Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika.
10. Informacje o warunkach zatrudnienia.
11. Zakres obowiązków.
12. Potwierdzenie o zapoznaniu się przez pracownika z regulacjami prawa pracy.
13. Przetwarzanie danych osobowych.
14. Umowa o zakazie konkurencji0.
15. Szkolenia BHP .
16. Umowa o odpowiedzialności materialnej.
17. Założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.
18. Zgłoszenie pracownika do Ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych .
19. Ewidencja czasu pracy.
20. Wzory dokumentów.
III. Zasady przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem.
1. Zagadnienia dotyczące elementów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – (akta osobowe, ewidencja czasu pracy, pozostała dokumentacja pracownicza).
2. Podział akt osobowych na 5 części.
3. Zasada układu chronologicznego i numeracji w każdej części.
4. Wykaz akt osobowych – wymiana i korekta dokumentów.
5. Zasady przyjmowania tylko kopii i odpisów dokumentów.
6. Zasady poprawnego gromadzenia dokumentów w aktach osobowych.
7. Praktyczne rozumienie pojęcia „oddzielnego” prowadzenia dokumentacji.
8. Zmiany w okresach przechowywania dokumentacji (akt osobowych, ewidencji, rozkładów czasu pracy, list obecności, wniosków urlopowych, itp.); Stanowisko PIP.
9. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sytuacjach szczególnych.
10. Dowód w postępowaniu.
11. Ponowne zatrudnienie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
12. Nowe obowiązki pracodawcy w związku z ustaniem stosunku pracy:
- Wydawania kopii dokumentacji,
- Niszczenie dokumentacji.
13. Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji.
14. Elektronizacja dokumentacji –zasady prowadzenia dokumentacji
jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej, zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
15. Konsekwencje niedopełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy.
16. Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy.
IV. Część B akt osobowych- zasady i rodzaj gromadzenia dokumentacji.
Uwzględnienie zmian w prowadzeniu akt osobowych:
- umowa o pracę i powiązane z nią dokumenty.
Zmiana umowy o pracę- wypowiedzenie zmieniające .
Podstawowa i rozszerzona informacja o zatrudnieniu.
Dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich.
Skierowania dotyczące badań pracowniczych.
Szkolenia BHP – zaświadczenia.
Dokumentacja związana z nagradzaniem pracowników , podnoszeniem kwalifikacji i ocenianiem .
V.
1. Zagadnienia związane z ustaniem zatrudnienia i dokumentacja pracownicza z tym związana.
2. Część C akt osobowych.
3. Dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
4. Wnioski o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy.
5. Obowiązek przechowywania kopii wydanego świadectwa pracy pracownikowi.
6. Zajęcie wynagrodzenia za pracę – potwierdzenie dokonania czynności z tym związanych.
7. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
8. Skierowanie na badania lekarskie pracownika w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działania substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
VI. Część D akt osobowych – kary porządkowe.
1. Podziału akt na podzbiory.
2. Zasady postępowania przy gromadzeniu dokumentacji pracowniczej związanej ukaraniem pracownika . Zatarcie kary porządkowej.
VII. Część E akt osobowych – dokumentacja związana z badaniem trzeźwości pracowników. Wzory dokumentów.
DZIEŃ 2
1. Pozostała dokumentacja pracownicza- zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i sposoby gromadzenia dokumentów.
2. Zasada prowadzenia dokumentacji indywidualnej:
- ewidencja czasu pracy,
- ubieganie i korzystanie z urlopu wypoczynkowego,
- karta wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy,
- rejestry ewidencji przydziału odzieży roboczej i obuwia roboczego.
3. Dokumentacja zbiorowa : rejestr chorób zawodowych i wypadków podejrzenia o choroby zawodowe.
4. Ewidencja czasu pracy – praca na dokumencie.
5. Dokumentacja pracownicza dla nowego pracownika – zbiór wzorów.
6. Co dalej z aktami pracownika -czy akta pracownika idą za nim do kolejnego pracodawcy?
7. Zagadnienia problemowe – gdzie umieszczamy dokumenty niesklasyfikowane w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
8. Nowe dokumenty w aktach osobowych pracownika w 2025 r.
9. Omówienie treści rozporządzenia MRiPS z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.
10. Treści świadectwa pracy -omówienie treści i zasad wypełniania.
TERMIN SZKOLENIA
17 - 18 marca 2025r. (17.o3.2025 godz. 9.00 - 15.00 oraz 18.03.2025r. godz. 9.00 - 14.00 ( 13 godzin wykładowych)
W ramach szkolenia zapewniamy:
- udział w szkoleniu, możliwość zadawania pytań,
- materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (plik pdf),
- zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.
ORGANIZACJA
- Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie zgłoszenia i zapłata należności w terminie wskazanym przez Organizatora (przed realizacją).
- Szkolenie odbędzie przy użyciu platformy do zdalnego prowadzenia zajęć Microsoft Teams.
- Wymagania techniczne komputera lub tabletu: procesor dwurdzeniowy 2GHz, 2 GB pamięci RAM, system operacyjny Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, ChromeOS3, połączenie internetowe o prędkości nie mniejszej niż: 2048 kbps (2 Mbps), głośniki/kamera/mikrofon.
- Realizacja szkolenia jest uzależniona od zainteresowania poniższą tematyką.
Serdecznie zapraszamy!